Criterios para medir y estimar el costo de desarrollo de contenidos
Marcos Fontela (Vicepresidente para Iberoamérica de AXG Tecnonexo)

El proceso de presupuestación de desarrollo de cursos presenta gran variabilidad. La receta para disminuirla y reducir los niveles de conflictividad y frustración que conlleva, reside en construir relaciones en las que comunicación y confianza.

Para poder medir con precisión, se requieren tres acuerdos básicos. En primer lugar, teniendo en cuenta que no se deben sumar peras y bananas, se debe acordar la naturaleza de qué es lo que se intenta medir; proceso al que llamaremos: Tipificación. En segundo término está el problema de encontrar un lenguaje común, una medida con la que comunicar las cantidades: la Unidad de Medida. Por último, el desarrollo de cursos de e-learning es un proceso de transformación de algo existente (el conocimiento en su estado actual) en otra cosa (un curso virtual): a la Tipificación del producto final, se le agrega –entonces- el problema del Punto de Partida.

1. Tipificación:

¿Qué tipo de producto final se espera del proceso de desarrollo de contenidos? Existe una serie de dimensiones que inciden en los costos, y cuya especificación es crucial:

A. Nivel de complejidad

Si bien esta decisión debería ser resultado de la fase de conceptualización pedagógica, la necesidad de cerrar un presupuesto y fijar plazos de producción suele requerir que ésta se realice antes de la selección del proveedor. Listaremos aquí algunos niveles típicos, aunque las posibles combinaciones son interminables:

i. Curso plano
ii. Curso sencillo con inserción de objetos animados
iii. Curso animado de complejidad intermedia
iv. Curso con animación y personaje
v. Emulación de sistemas
vi. Simulación de sistemas
vii. Simulación de casos reales o juegos
viii. Niveles de video (videos con actuación, con personajes reales, cabezas parlantes)
ix. Niveles de audio (audio y tipos, locución, musicalizaciones, etc.)

La especificación del nivel de complejidad del curso suele ser la decisión más importante en materia de costos, con un impacto de hasta 100 a 1. Una sugerencia útil: no sólo poner por escrito y en detalle qué es lo que se está cotizando, sino, y en especial para usuarios que están dando sus primeros pasos, mostrar ejemplos de desarrollos como los que se requieren; en muchos casos, requerir “algo como esto” es más efectivo que las especificaciones funcionales.

B. Medio de distribución

El medio de distribución tiene implicancias en los costos, debido a sus efectos sobre la integración tecnológica de los contenidos, en las posibles APIs requeridas, en la selección de un estándar (SCORM, AICC, IMS) y en los niveles de multimedialidad y lenguajes de programación. En particular, se debe informar si se utilizará un un LMS (y cuál), una Intranet, CBTs u otros, y alguna descripción de los sistemas que usarán los usuarios.

C. Área de conocimiento

Si bien el costo de los desarrollos no suele variar significativamente según la materia sobre la cual tratan, en algunos casos, informarla puede evitar errores. Particularmente, cuando el curso tenga un componente de imágenes o animaciones, sea técnico, o requiera “demostraciones” con imágenes específicas, o se solicite algún conocimiento para poder trabajar a la par del especialista.

En rigor, tan importante como el campo de conocimiento, es el tipo general de objetivo pedagógico, en función de si el curso es de tipo conceptual (busca que el alumno adquiera un conocimiento), procedimental (que adquiera una habilidad) o actitudinal (que modifique una actitud). Los niveles de complejidad multimedial y de estilos de navegación van a depender de los tipos de objetivos citados.

D. Sujeción a estándares

Un contenido tratado “responsablemente” según estándares de e-learning permite:

• Portabilidad entre sistemas.
• Reusabilidad de los objetos de aprendizaje en diferentes entornos.
• Rastreabilidad de las actividades del alumno en el curso.

No obstante, con sólo mencionar un estándar no basta. La mayor parte de los desarrolladores, cuando se les exige sujeción a estándares, suelen resolver solamente la portabilidad, ya que es el requisito menos costoso. Por tanto, se recomienda requerir que el proveedor explique los criterios de rastreabilidad y reusabilidad que aplicará.

E. Posibilidad de reutilizar objetos existentes

En algunos casos, existe la posibilidad de reutilizar una misma parte (“objeto”) de un curso en otros desarrollos, reduciendo los costos totales. Por ejemplo, dos cursos sobre un mismo tema con dos audiencias diferentes suelen tener muchos puntos en común: el costo total no debería ser igual a la suma de los dos, sino inferior.

La reutilización de objetos depende de la planificación inicial, y la mayor parte de las decisiones que se toman allí son costosas de modificar luego. Por ello, se debe especificar si es que se planea que existan objetos a ser usados en distintos cursos, ya que afecta tanto los costos iniciales (más elevados) como el costo a largo plazo (posibles sustanciales ahorros).

F. Localización

Existen casos en los que contenidos sean desarrollados para culturas, idiomas, e incluso usos y dialectos diversos; en estos casos, los costos aumentan. Este factor toma aún más preponderancia cuando se incluyen locuciones, o se utilizan imágenes de personas y los colectivos étnicos difieren significativamente, o cuando el curso requiere de contextualización para ser de comprensión sencilla por parte de los usuarios.

2. Unidades de medida

En general, no existe una medida mejor que la otra –el metro no es intrínsicamente mejor que la yarda-, pero sí es importante, a efectos comunicacionales, comprender la medida que se está usando en cada caso. Lo único que intentaremos aquí es mencionar las métricas más usualmente utilizadas en e-learning, sin definir exactamente las equivalencias que existen entre ellas:

I. Horas equivalentes presenciales : este método es el más habitualmente usado para la virtualización de cursos presenciales, ya que es una medida sencilla e intuitiva. Sin embargo, tiene altos niveles de inexactitud, y debe ser complementada con otras indagaciones a fines de precisión.

II. Extensión en páginas del documento de autoría : es de las medidas más precisas y es pasible de ser fácilmente entendida. Lamentablemente, la posesión de un documento de autoría es casi excepcional: éste suele ser más un efecto de los trabajos de recopilación de información que un material previamente existente.

III. Extensión en diapositivas : las diapositivas que utilizan los instructores durante sus clases presenciales puede ayudar a calcular la cantidad de pantallas que tendrá el curso virtual y realizar una estimación inicial. No obstante, la variedad en el uso que hacen los instructores de ellas puede generar enormes variaciones en las extensiones implícitas.

IV. Cantidad de pantallas de navegación : esta métrica apunta a medir una de las variables que más incidencia tienen en el costo de un proyecto. Lamentablemente, la cantidad de pantallas será la consecuencia del procesamiento pedagógico y diseño del curso, que es precisamente lo que no se conoce y se está estimando.

V. Horas virtuales : la hora virtual permitiría planificar la asignación de tiempos del alumno a cada curso. Sin embargo, su definición es extremadamente variable, lo que hace a la hora virtual riesgosa e inestable como unidad de medida.

3. Punto de partida

El panorama de evaluación de los costos de desarrollo de cursos no está completo hasta tanto no conocemos los procesos por los que ha pasado el contenido de los cursos antes de llegar al equipo de producción.

A. Procesamiento pedagógico

A fines de evitar errores sustanciales, se debe indicar si los trabajos incluyen el procesamiento pedagógico de los contenidos, o si los materiales serán entregados luego de procesados por un especialista en diseño didáctico de contenidos para e-learning. Si bien no existe un consenso absoluto acerca del alcance y la agrupación de cada etapa, aquí definiremos “arbitrariamente” como etapas del procesamiento pedagógico las siguientes:

• Análisis de necesidades : el análisis de necesidades consiste en entender cuáles son los factores que originan el requerimiento de una acción de capacitación.

• Recopilación de materiales / comunicación con el autor.

• Conceptualización : en esta etapa se establece la estrategia general de aprendizaje, se evalúan los objetivos y se desarrolla una estrategia general que permita cumplir esos objetivos.

• Diseño didáctico / instruccional : consiste en la implementación de la estrategia pedagógica elegida en la conceptualización. En esta etapa se trabaja directamente sobre los materiales disponibles y se establece un diseño: cantidad de unidades, agrupación de los temas, selección de las evaluaciones, criterios de navegabilidad y organización de la información del curso, etc.

• Preparación de guiones / Documento maestro de diseño : en esta etapa se redactan los contenidos específicos de todos los cursos y las instrucciones a los diseñadores.

• Corrección de estilo / localización : ya tratado en el punto 1.F.

• Elaboración de la maqueta : armado del prototipo para que autor y cliente puedan ver una primera versión del curso, con el fin de entender en qué consistirá la interfaz gráfica y la navegabilidad general.

• Revisión de etapa de desarrollo multimedial y evaluación final : revisión de los materiales que entregan los desarrolladores multimedia, para asegurar que se han seguido las prerrogativas señaladas. Quien realice las estimaciones deberá conocer cuáles de estos pasos estarán a cargo del equipo de producción y cuáles a cargo del cliente.

B. Autoría del contenido

Existen ocasiones en las cuales quien contrata el desarrollo de un curso desea complementar los conocimientos existentes en su organización con los de un experto externo. Detallar si este servicio deberá ser provisto por el proveedor es crucial para poder recibir estimaciones certeras de costos. Lamentablemente, muchos contratantes de desarrollo no lo aclaran suficientemente, lo que genera confusión y tensiones en todo el proceso.

C. Nivel de complejidad de la recopilación de la información

Los niveles de disponibilidad de información son muy variables y afectan los costos, ya que pueden significar tomar acciones remediales que incluyen: entrevistas con los especialistas para relevar más información, desgrabación de entrevistas o clases presenciales, traslados, coordinación de fuentes de información dispersas y múltiples, estudios de contexto y audiencia, etc.

D. Grado de experiencia del cliente

Todos los clientes aprenden a entregar materiales en tiempo y forma, a comunicarse con sus proveedores más fluidamente y a establecer procesos de trabajo más eficientes a medida que adquieren experiencia en e-learning. El nivel de experiencia que se posee en e-learning es, en consecuencia, importante para estimar más precisamente los costos.

E. Soporte

Existe una enorme variedad de soportes físicos en los que la información del curso puede estar: presentaciones de PowerPoint, manuales impresos, imágenes, ideas sueltas existentes sólo en la mente de los contenidistas, videos (digitalizados o no), archivos digitales, documentos de texto, guías de cursos presenciales sin el detalle completo de los contenidos, etc. En cada uno, el proceso de recopilación tendrá complejidades y, por ende, costos diferentes.

F. Utilización de guía de autor

La guía de autor es un documento que especifica la forma en la cual los autores de los cursos entregarán sus materiales. Así, éstos tienen una orientación que les ayuda a presentar el material que corresponde y a realizar el trabajo de recopilación y organización del curso. La utilización de una guía de autor es óptima en materia de soporte y en reducción de las tareas de recopilación de la información.

G. Grado de conocimiento entre cliente y desarrollador

A medida que se avanza en el trabajo conjunto, los costos de desarrollo estimados disminuyen, debido a que la naturaleza de los trabajos se conoce mejor y a que buena parte de la “inversión inicial” en el establecimiento de circuitos de comunicación y mecanismos de entendimiento mutuo se reaprovecha.

4. Síntesis final

Aún aplicando los conceptos de este artículo, el proceso de presupuestación de desarrollo de cursos seguirá siendo un proceso de gran variabilidad. La receta para disminuir la variabilidad y los niveles de conflictividad y frustración que conlleva, es construir relaciones en las que la comunicación y confianza ayuden a entender mejor los requerimientos de la otra parte. Por ello, no hay mejor recomendación que escoger un equipo de producción con el que rija la confianza de estar en manos expertas y con quien se pueda sentir cómodo trabajando en conjunto.

Este artículo es un resumen del capítulo homónimo publicado en el libro “Contenidos de e-learning. Tendencias, procesos, recomendaciones”, de la empresa líder en soluciones de e-learning AXG Tecnonexo.