Casos de éxito: GS1 de Colombia

Más de cinco mil personas fueron capacitadas con e-learning desde esta organización colombiana interesada en fomentar las mejores prácticas logísticas. Exploramos los inconvenientes experimentados durante la fase de implementación y las acciones de sensibilización adoptadas para facilitar la incorporación de esta modalidad.

Hace 18 años, veintinueve empresas colombianas de la industria, el comercio, las cajas de compensación, los proveedores de equipos y servicios, gremios y asociaciones, coincidieron en la necesidad de crear una organización que administrara el sistema de identificación por código de barras para Colombia. Así surgió el Instituto Colombiano de Codificación y Automatización Comercial.

En el marco de este proyecto, el GS1 de Colombia está enfocado en fomentar las mejores prácticas logísticas entre los empleados de estos sectores, focalizándose especialmente en el recaudo, las entregas paletizadas y la trazabilidad de productos, apoyados en soluciones de formación presencial y virtual.

Consultada sobre las principales preocupaciones de la organización en torno a la capacitación, actualización o formación de sus empleados y demás destinatarios de sus propuestas virtuales, María Yolanda Cabra, la Directora de Formación del GS1 Colombia, destacó la velocidad en la adquisición de conocimientos, la transmisión de la experiencia, la velocidad de comunicación hacia los clientes (también usuarios de la capacitación), el arraigo de la cultura de la empresa y la velocidad de cambio en conceptos y tendencias manejados.

ELAL: ¿Qué objetivos perseguía su organización cuando decidió implementar e-learning?

Cabra: Los objetivos internos consistieron en lograr disminuir la capacitación presencial para procesos de inducción laboral, generar espacios de formación para los funcionarios residentes en las diversas ciudades colombianas, tener una herramienta permanente de consulta y homologar los contenidos de los procesos de capacitación. Entre los objetivos externos se destacaron la mayor cobertura formativa en el menor tiempo posible y con el menor esfuerzo, generar una comunidad de usuarios adicional a la tradicional, prestar a los clientes una más amplia gama de servicios, brindar alternativas innovadoras para los usuarios, aportar medios de consulta para resolver inquietudes, permitir la interacción de los usuarios con expertos, y facilitar el acceso a información adicional a la tradicional.

ELAL: ¿Tuvo algún inconveniente durante la etapa de desarrollo e implementación del sistema?

Cabra: Se presentaron muchos inconvenientes, sobre todo porque la experiencia se inició cuando el e-learning no estaba muy maduro en Colombia. Como el equipo de desarrollo no tenía el conocimiento de los temas que manejamos, la transmisión de esta información, sobre todo la técnica, fue uno de los mayores retos; al igual que el proceso de diseño de los contenidos, es decir, hacer de algo tan técnico un producto muy didáctico.

Las principales dificultades se derivaron del uso de la herramienta y giraron en torno a temas técnicos tradicionales vinculados a la capacidad de procesamiento de los equipos de los usuarios, velocidad de los canales de comunicación y configuración del explorador.

La mayoría de los problemas presentados se resolvieron por mail y el resto de las consultas fueron canalizadas telefónicamente. En la medida que se ajustaron las cosas, esto disminuyó y pudimos elaborar instrucciones claras para los usuarios antes de que iniciaran su proceso formativo.

ELAL: ¿Realizaron alguna actividad de comunicación y/o sensibilización para acompañar el lanzamiento de la solución de e-learning?

Cabra: Para los usuarios internos se realizó un pequeño lanzamiento. Luego, a medida que se fueron sumando otras personas a la organización, la formación virtual se incluyó en nuestro plan de inducción laboral.

Para los clientes, se realizó una campaña con medios impresos, se les regalaron CD para introducirlos en la modalidad, y se envió información a través de un mailing interno para informarlos sobre este servicio. Igualmente, se desarrolló un espacio virtual específico vinculado a la web institucional, para que se conociera la herramienta tecnológica utilizada.

ELAL: ¿Cuántos son los usuarios reales que se beneficiaron con la solución de e-learning?

Cabra: Hasta el momento, se han beneficiado nuestros 100 empleados, en el marco de sus procesos de inducción laboral, que duran aproximadamente 2 meses. De igual forma, con los cursos más profundos, estos trabajadores se han podido formar en logística con un esfuerzo menor de parte de la organización. Por otra parte, se han capacitado más de 7.000 usuarios que no forman parte de la organización.

ELAL: ¿Cuántos alumnos han concluido algún programa de capacitación?

Cabra: Dentro de los programas tenemos cursos cortos, que ya han sido completados por más de 5.000 usuarios. En cuanto a programas más largos, como los diplomados, han sido culminados por 1.500 estudiantes. Los que no han concluido sus procesos de formación, están en espera de hacerlo por asuntos de trabajo. Siempre se mantiene contacto con ellos.

ELAL: ¿El o los cursos forman parte de una actividad de capacitación optativa u obligatoria?

Cabra: En el caso de los empleados, los cursos son obligatorios porque forman parte de los procesos de inducción laboral, como se dijo anteriormente. Para los clientes, los cursos son opcionales; cada persona escoge el tema a partir de unos módulos base. Desde ahí, va escogiendo el enfoque que desea.

ELAL: ¿Qué funcionalidades son las más utilizadas por la organización?

Cabra: Los reportes que permiten conocer el estado de avance de los estudiantes por los distintos módulos que conforman un curso. Estos reportes facilitan el seguimiento. Otras funcionalidades muy utilizadas son las respuestas automáticas, las cuales -basadas en las preguntas del usuario- permiten alimentar la base de consultas frecuentes y solucionar dudas comunes a muchas personas.

ELAL: ¿El GS1 Colombia realizó seguimientos y evaluaciones durante cada actividad de capacitación?

Cabra: La herramienta que utilizamos cuenta con pequeñas preguntas dentro de cada módulo, las cuales permiten tener una evaluación permanente del aprendizaje de cada uno de nuestros usuarios. También en cada módulo se maneja un caso, en el cual el aprendiz da soluciones en base a los conceptos adquiridos. Todos los resultados son almacenados por la plataforma.

En cuanto al seguimiento, podemos recordar a los usuarios fechas de vencimiento que se encuentren próximas a caducar.

ELAL: ¿Pudo conocer la percepción de los usuarios respecto de la propuesta en general?

Cabra: Los comentarios que hemos tenido por parte de nuestros usuarios han sido satisfactorios, ya que ellos señalan que nuestros módulos presentan de manera clara y dinámica toda la información, además de contar con la asesoría correcta y oportuna por parte del experto a cargo y del administrador.

También hemos tenido muy buenos comentarios por parte de empresas como NOEL, ALKOSTO y BAVARIA, donde se ha destacado la asesoría y el apoyo por parte del experto responsable, que permanece en constante comunicación con el alumno y brinda atención permanente para la solución de dudas y casos.