Tercerizar o no un proyecto de e-learning: una decisión clave
Armando Mann (Presidente AXG Tecnonexo)

La decisión de subcontratar no es un tema sencillo para ninguna organización y en la adopción de una estrategia adecuada a las posibilidades y necesidades de cada empresa reside la clave del éxito. Los costos ocultos en el outsourcing y el offshoring, y las variables a evaluar frente a un proceso de tercerización, analizados por un especialista.

No toda empresa puede tercerizar. Cuando se toma una decisión de esta naturaleza hay que tener suficientemente claro que es lo que se pretende y en que condiciones se encuentra una empresa, para que el proyecto que se está evaluando derivar a una tercera compañía termine on budget y on time.

Para ello resulta imprescindible contar con el nivel de madurez suficiente, como para tener en claro que es lo que se necesita o estar dispuesto a invertir en la definición de lo que se requiere. Es decir, al comenzar a trabajarse un proyecto, es esencial efectuar un relevamiento.

Muchas empresas tienen muy en claro que es lo que necesitan, con lo cual –en un período relativamente corto- nos permite cotizar con poco riesgo, y luego la ejecución se desarrolla con el mismo nivel de riesgo. Pero otras no han definido lo que necesitan tercerizar o cuáles son sus procesos internos, o no tienen en claro como trabajan internamente, y deben invertir en ese relevamiento, donde tendrán que tomar definiciones sobre como quieren trabajar y organizarse.

En función de cómo una empresa esté organizada, será la respuesta de la empresa especializada que se contrata para un desarrollo en particular. Por ejemplo, si una imprenta desconoce cuando los autores le van a entregar los textos, si se los van a dar editados, con diseño, o si incluyen los gráficos; probablemente el proceso de publicación de un libro sea un fracaso.

A todas estas definiciones la empresa contratante las debe tomar antes de subcontratar a una empresa especializada; y si no las ha concretado, deberá estar dispuesta a invertir el tiempo necesario para tomar esas definiciones con la empresa que está contratando. Es decir, contratar a una empresa para que la ayude a hacer el relevamiento y luego pagar el producto en sí.

Empezar a tercerizar tiene que ser una decisión con alguna proyección de tiempo. Una compañía no puede resolver de la nada: “voy a tercerizar un proyecto de 100 horas hombre”. Para que realmente sea rentable una inversión de esta naturaleza, es preciso conocer al proveedor, establecer una relación, generar políticas de comunicación y, fundamentalmente, metodologías de trabajo.

Estamos hablando de considerar planes a mediano a largo plazo, donde la compañía contratante vea que la inversión vaya repagándose. Lo cual –en cierta medida- es una restricción, porque no todas las compañías están preparadas para tomar decisiones con continuidad determinada en el tiempo.

Respuestas rápidas y a la medida de las necesidades de cada cliente

El secreto de la tercerización está relacionado con la flexibilidad y la escalabilidad, y no con la dependencia a un equipo determinado.

Una empresa puede poseer un grupo de cinco personas que desarrollan muy bien la digitalización de los cursos que habitualmente requieren, pero ante una demanda creciente y variable deben multiplicar o reducir su trabajo con procesos de incorporación y despido de empleados.

Todos sabemos que incorporar o reemplazar a una persona tiene un costo muy grande si no se ha invertido antes en documentar esos procesos, en el knowledge management. Y en el caso de que no se hayan tomado estas previsiones, se requiere distraer un recurso humano de sus obligaciones para capacitar al recién llegado. Una tarea que puede significar quitarle un 20% de productividad a un área, cuando –por ejemplo- a un equipo de 5 trabajadores se suma otra persona y uno de los empleados debe atender a esta incorporación, con el consecuente impacto en la calidad.

Justamente, el “time to market” de una persona que se suma al staff de una compañía para involucrarse en cuestiones relativas a la formación virtual, es mucho más rápido en una empresa especializada en e-learning, que en una compañía que se dedica a la capacitación.

En empresas como AXG Tecnonexo hay mucha inversión en procesos internos, metodología, inducción y formación. Tomamos una persona y rápidamente la podemos llevar al mejor nivel de producción, con lo cual logramos ser muy competitivos y ofrecer mejores precios que nuestra competencia. La clave es contar con procesos industrializados.