El e-learning y las cinco "worst practices" de la formación empresarial
Ángel Pellitero García*

Analizamos los factores que generan prácticas erróneas a la hora de crear, implementar y evaluar procesos de capacitación "in company", y la función que puede cumplir la formación virtual en este contexto.

La llamada formación "in company", tiene ya una tradición y un peso específico en el tejido empresarial. Veamos cuales son los factores que generan las prácticas erróneas que se producen a la hora de crear, implementar, y evaluar la formación en la empresa. Tales "worst practices" no se producen en la misma medida en las grandes corporaciones multinacionales o en las PYME. Conceptos como: plan de negocio, estrategia competitiva, estrategia de RR.HH., o el enlace entre la formación y estos conceptos a la hora de idear el Plan de Formación, se encuentran alejados de la realidad de una PYME, normalmente más preocupada porque su cuenta de resultados refleje balances positivos a corto plazo.

Precisamente por esta necesidad (en muchos casos de supervivencia en un entorno cada vez más globalizado y con un mayor nivel de preparación del cliente externo), se ha caído reiteradamente en cinco errores convertidos hoy en día en verdaderos paradigmas de la formación empresarial:

1) La Formación no llega a ser un proceso riguroso, sino un elemento aislado.

En la práctica la creación de un plan formativo se inicia con el envío a los distintos departamentos de la organización de un inventario de necesidades como única herramienta para la detección de las mismas. No se "fotografía" la situación actual, ni se define el escenario objetivo donde se quiere llegar, ni se crea una visión global de cómo afectará el Plan de Formación al resto de la empresa. En definitiva, no existe la cultura de someter la formación a los objetivos corporativos, la tratamos como un acto puntual normalmente circunscrito a la fase de impartición y en ocasiones extendido a la evaluación procesual y del participante. No se hace un Seguimiento ni una Consolidación ya que suele ser demasiado costoso en tiempo y en dinero.

2) La actividad de formación se produce en un espacio físico determinado: el aula.

Esta idea choca frontalmente con el concepto de formación "just in time", en el puesto de trabajo, y deja fuera conceptos formativos como el autoaprendizaje, el e-learning, el "coaching" o los equipos de trabajo. Estamos en un momento cada vez mas caracterizado por la flexibilidad y la creatividad en los procesos de trabajo. La formación debe integrarse en el espacio físico y vital donde el personal de la empresa desarrolla sus funciones y aplica los conocimientos, habilidades y destrezas asimiladas con la formación. Aquí el e-learning representa un gran valor añadido. Los autores de contenidos para la tele-formación deben plantearse el diseño de acciones formativas que interactúen directamente con el puesto de trabajo. Pensemos por ejemplo en un material didáctico sobre GESTIÓN DEL TIEMPO que arranque a las 09:00 horas de la mañana en el momento en que encendemos el PC. Dicho material nos propone, en forma de ejercicio práctico, gestionar el tiempo en las próximas cinco horas de tal manera que identifiquemos y superemos los Ladrones del Tiempo y veamos a las 14:00 horas si la programación inicial ha sido cumplida y si el orden de prioridades y clasificación de tareas fue respetado. Posteriormente nos dará la posibilidad de integrar en el curso las "actividades tipo" que nos han llenado la mañana, su comparación con lo establecido en el curso y lo inicialmente propuesto.

Este modelo que "persigue" al formando (el curso nos salta automáticamente a las cinco horas) que tan esquemáticamente he presentado, posibilita que el participante realice en su quehacer diario los ejercicios y prácticas establecidas en el curso, es decir se ha bajado hasta el umbral de trabajo efectivo de nuestro empleado, se ha impactado directamente en su rendimiento.

Esta gran ventaja del e-learning es difícilmente obtenible en un aula.

3) El Material Didáctico garantiza el éxito de la acción formativa.

En el campo de la formación tradicional, el éxito o el fracaso de una acción formativa puede verse influido por los materiales didácticos utilizados, pero éstos nunca son determinantes. Un mal formador, una falta de motivación de los participantes, la desconexión con la realidad de la empresa o con las necesidades de los clientes internos, nos traerá indefectiblemente el fracaso de nuestros propósitos.

Con el e-learning viene a ocurrir lo mismo. Ahora bien en este modelo, los materiales didácticos tienen una vital importancia, mayor incluso que en la formación tradicional pues vienen a complementar el rol del monitor y deben estar dotados de la metodología didáctica apropiada en función del contenido que se desea transmitir y el perfil de los usuarios a los que se orienta. Por otro lado, no podemos olvidar que los partícipes en este tipo de acciones suelen conectarse fuera de las horas de trabajo y, en muchas ocasiones, desde su propia residencia. Nos enfrentamos a personas físicamente diezmadas por la jornada laboral y con otras responsabilidades y necesidades vitales a parte de su formación continua. Tampoco podemos olvidar nuestro "carácter latino". Si realizamos un ejercicio de sinceridad y coherencia habremos de reconocer que no estamos en igualdad de condiciones frente a otras culturas (nórdica, anglosajona) a la hora de recurrir a la fuerza de voluntad.

Todo esto genera que el diseño de un material didáctico para un entorno de formación virtual, deba de garantizar dos aspectos: la retención de la atención y la asimilación de los contenidos. No obstante, aún siendo amigables, atractivos y apropiados, los materiales que maneja el formando nunca son garantía de éxito en el modelo de e-learning, también influyen determinantemente otros parámetros.

4) Contar con un formador experto asegura la eficacia de la formación.

Ante la presente cuestión y centrándonos en la formación tradicional se me ocurren diversos interrogantes:
· ¿qué sucede si en el diseño del programa formativo no se contó con sus destinatarios y el producto final se encuentra alejado de sus inquietudes?
· ¿qué sucede si nunca se tuvo en consideración, a la hora de diseñar el enfoque de la formación, el perfil de los participantes?
· ¿qué sucede si los materiales no gozan de la coherencia, la estabilidad y la precisión necesaria?

Bien, tales preguntas indican claramente que aún contando con un monitor de contrastada experiencia y eficiencia, sus destrezas no nos van a generar una acción formativa de calidad si el resto de los elementos y herramientas de la formación no se orientan también a ese fin.

En la formación on-line, la figura del formador y su peso en el proceso de aprendizaje es distinta. Nos encontramos ante uno de los grandes retos de la formación por medio de redes telemáticas: el cambio de rol del formador. Éste, debe de poseer un perfil mas de dinamizador y motivador que de mero transmisor de conocimiento. Su misión se centra en hacer que el usuario desarrolle su propio aprendizaje, llevando una conducta dual activa y pasiva. Activa en cuanto a la puesta en marcha, control y orientación de las herramientas de aprendizaje colaborativo propias del e-learning. Pasiva en el sentido de dejar hacer a los partícipes y actuar a los materiales didácticos de tal forma que sean aquellos quienes construyan su proceso de asimilación de contenidos.

El formador on-line ya no es el centro de gravedad del proceso formativo, ahora el verdadero protagonista es el usuario.

Del mismo modo que la calidad del material didáctico no determina por si sola la consecución de los objetivos buscados, el "expertise" y el saber hacer del formador, aun siendo de vital importancia, tampoco lo hace.

5) La formación se culmina con la evaluación del programa.

La inclinación común es finalizar la formación con una fase de Evaluación tanto procesual como del programa. Esto es grave, realmente grave. No podemos medir si una acción formativa ha tenido éxito utilizando como único parámetro el disfrute de los participantes. Es necesario verificar la aplicación de las destrezas adquiridas en el puesto de trabajo y ver si han tenido un impacto positivo en la empresa. Estos dos indicadores normalmente no son visibles a corto plazo, sino a medio y sobre todo, a largo plazo, siendo absolutamente necesario para ello, contar con estrategias de Seguimiento y Consolidación de las destrezas, habilidades y conocimientos que se han transmitido. Sin esta fase no estamos otorgando la posibilidad de que se perpetúen en la organización los resultados que se buscan. El proceso que fluye naturalmente en estos casos termina con el desvanecimiento de los efectos de la formación, volviendo así al punto de partida.

La fase de Seguimiento y Consolidación, debe ser planificada con anterioridad a la implementación del programa. Las distintas acciones a poner en práctica deberían pasar por una revisión de los objetivos y del rendimiento que sigue a la formación. Si el enfoque de ésta es coherente con los objetivos empresariales y se realiza una ponderación del rendimiento de los trabajadores, estaremos realizando un Seguimiento y fomentando la Consolidación. Otras acciones, como la determinación de tareas de aplicación automática en el puesto de trabajo una vez finalizada su impartición, o la eliminación de las barreras que imposibilitan la puesta en práctica de lo aprendido, etc.…, nos van a permitir medir el verdadero impacto que habremos producido.

¿Qué es lo que aporta el e-learning a esta fase? Si volvemos al punto donde se ejemplificaba el aterrizaje de la formación, a través del e-learning, en el puesto de trabajo del empleado, observamos que las posibilidades son variadas pero siempre imaginativas. Una buena idea es diseñar acciones formativas que contemplen la posibilidad de un "feed-back", posterior y continuo, en la revisión de las prácticas establecidas en el material didáctico. Es decir, el curso no terminaría con la finalización del último módulo, sino que contemplaría la posibilidad de integrar "prácticas tipo" que permanezcan recogidas en él para su valoración. De esta forma, el Departamento de Formación se encontraría en conocimiento del grado de aplicación de los contenidos en la rutina diaria del trabajador. El propio software debe contar con herramientas que permitan automáticamente estos análisis.

Por otro lado, con la creación de modelos de "blended learning" (modelos semipresenciales) en donde mezclemos las ventajas de ambos sistemas de formación, tenemos el campo libre para la realización de acciones de Seguimiento y Consolidación. Podemos crear desarrollos a medida que contemplen la realidad de los métodos y procesos de trabajo con los que deba de trabajar nuestro equipo humano. Un escenario sería el siguiente: una primera fase en la que transmitimos la parte teórica de forma on-line; una segunda fase dedicada a poner en practica la teoría anterior mediante la realización presencial de dramatizaciones, role-play, teatros de ventas etc.…; una tercera fase, también on-line, dedicada a la Consolidación mediante el uso de simuladores interactivos que nos señalen las diferentes opciones con las que nos encontramos en el momento de desarrollar la actividad laboral.

Conclusiones

De cualquier forma y a modo de resumen, a la hora de afrontar la formación empresarial no podemos olvidarnos que estamos ante un proceso que debe planificarse rigurosamente; que debemos servirnos de las ventajas del e-learning a la hora de acercarnos al puesto de trabajo del formando; que debemos crear materiales didácticos que nos aseguren la retención de la persona ante la pantalla del PC y la asimilación de los contenidos; que debemos contar con formadores adaptados a los nuevos paradigmas de la formación on-line; y que si queremos que la formación sea un éxito y perdure en el tiempo, tenemos que crear herramientas de Seguimiento y Consolidación. ¡La imaginación al poder!

*Ángel Pellitero García es Consultor Senior de GEC (Grupo UOC)