Microcapacitación, cuando el alumnado no justifica la inversión
Autor: Armando Mann

¿Qué alternativas consideran los responsables de adiestramiento de importantes compañías internacionales, cuando se enfrentan a la necesidad de instruir a grupos pequeños de empleados, que se desempeñan en una sucursal de la empresa y a grandes distancias de las oficinas centrales? Ejecutivos de Boeing, DPC Group Inc., Bechtel Corp. y BNH Expert Software Inc., señalan al e-learning como una solución apropiada y a la medida de los tiempos económicos actuales.

Probablemente, en algún momento, su empresa se haya tenido que enfrentar la disyuntiva de elegir un sistema de capacitación para la instrucción de un grupo pequeño de personas, ubicados a grandes distancias de las oficinas más importantes de la compañía. La elección no es sencilla y, entre otros factores, cobran relevancia la eficiencia del método elegido y sus costos. Una recopilación de opiniones publicada por Online Learning e-Reviews, revela los criterios de los responsables de capacitación de importantes compañías internacionales, como Boeing, DPC Group Inc., Bechtel Corp. y BNH Expert Software Inc.

Hasta hace no mucho tiempo atrás, una compañía estadounidense con presencia en América Latina necesitaba enviar un instructor desde Nueva York hasta Ushuaia, exclusivamente para capacitar a dos o tres personas. Por lo general, con este sistema los costos no resultaban convenientes ni efectivos. Las innovaciones tecnológicas de los últimos años permitieron a las empresas achicar sus presupuestos y mejor aprovechar los tiempos de sus capacitadores, que cambiaron las butacas de un avión por los cómodos sillones de sus oficinas. Uno de los principales responsables de este cambio fue el e-learning.

Todos los especialistas consultados por Online Learning e-Reviews coincidieron en señalar que lo importante es justificar el gasto de cada aula que se abre, sea presencial o virtual, a partir de la efectividad del método elegido en relación al rendimiento de esta capacitación para la empresa.

John Musgrove, responsable de los programas de capacitación en informática de la empresa de ingeniería global y construcción, Bechtel Corp., instruyó a trabajadores de su compañía diseminados por todo el mundo durante varios años. Pero apenas una vez tuvo que abandonar su oficina para trasladarse a otra con el fin de dirigir una capacitación. "Viajar para instruir a personas ubicadas en lugares distantes es muy costoso, si uno sólo tiene que hacerlo respecto de dos o tres individuos", explica. Para suplir estos onerosos traslados, Musgrove diseñó una presentación en Power Point, en la que desarrolló una simulación para aprender a manejar los programas informáticos que debían dominar los empleados de Bechtel Corp. Incluso, para mejorar la interfase, les agregó archivos de voz.

Otra herramienta utilizada por Musgrove es la capacitación a distancia, pero persona a persona, a través del Netmeeting. "Así, puedo mostrar la operatividad del programa en el cual debo instruir a los empleados y hablar con la persona a la que estoy capacitando en forma simultanea. Este método incluso, puede aprovecharse para utilizarlo con dos o tres personas al mismo tiempo", apunta.

Vernon Huffman, se dedica a brindar capacitación especializada para empleados de la compañía Boeing, que se desempeñan en locaciones remotas. Para suplir el obstáculo de la distancia, suele usar la Intranet de la empresa a través de conexiones de banda ancha.

Dentro su política de entrenamiento, esta empresa aérea regularmente envía libros, CDs y videos a sus trabajadores de todo el mundo. Pero hay situaciones que solo puede satisfacer una capacitación. Huffman señala que la compañía no tendría mayor problema en enviar un instructor a un aula presencial, si esto fuera necesario. Entretanto, los empleados más remotos de la empresa aprovechan sus eventuales viajes a los Estados Unidos para tomar clases de capacitación durante su estadía. No obstante lo cual, el e-learning se está incorporando cada vez más a la compañía.

"Para minimizar los costos se requiere habilidad de planificación, y siempre ayuda contar con un buen software de capacitación, que esté implementado por personas creativas", sostiene Huffman. "En Boeing, la viabilidad de los sistemas de capacitación a utilizarse son evaluados en función de cuáles son los que generan la menor cantidad de movimientos por parte de los estudiantes e instructores", explica. "Cada situación es única, y requiere la flexibilidad y habilidades necesarias para llevar a buen término la capacitación".

A la hora de decidirse por la capacitación presencial o el e-learning, Jay Bahlis, presidente de BNH Expert Software Inc. (Montreal), no se basa en el tamaño de la clase o la cantidad de alumnos a los cuales instruir, sino en el valor de la capacitación. "Si la teleconferencia o el aula virtual son más económicos que la instancia presencial para los fines de capacitación que se están persiguiendo, no hay duda de que hay que utilizarlos. Salvo, por supuesto, que por la naturaleza de la capacitación sea imprescindible implementar el contacto persona a persona".

Para Brent Powell, vicepresidente senior de DPC Group Inc., es imperativo preguntarse cuál es el propósito de cada capacitación en particular. Esta tarea puede manejarse localmente para llegar a todos los miembros de una empresa sin importar donde se encuentren. "Los procesos, tareas y software pueden enseñarse on line", subraya. "Si usted tiene problemas de dispersión geográfica en su compañía, la capacitación a distancia puede ser mucho más barata y buena, siempre que se cuente con una efectiva Mesa de Ayudas o asistencia telefónica para resolver los problemas de los aprendices", agrega.