Cómo utilizar las comunidades virtuales para aumentar la rentabilidad en las empresas
Autor: Santiago F. Subotovsky

La implementación de soluciones tecnológicas que potencian la interrelación entre los empleados, hacen que las compañías se vean notablemente favorecidas en sus procesos productivos. ¿Las TIC revolucionaron el mundo corporativo?

El concepto de comunidad evolucionó y se revolucionó con el surgimiento de las nuevas tecnologías de la información y comunicación. El impacto digital fue de tal magnitud que en pocos años nos ha hecho participe de procesos de interacción sin precedentes, modificando nuestros comportamientos como seres humanos. Por ejemplo, las relaciones interpersonales han ingresado una nueva dimensión que les permite superar distancias e imposibilidades, mientras que las corporaciones y organizaciones debieron adaptar sus estructuras y mecanismos a esta nueva realidad.

Nadie ignora que una comunidad es un grupo de personas con un sentido de pertenencia y relaciones entre ellas. En las organizaciones, las personas tienen que trabajar, aprender y ayudarse entre sí. Todos los integrantes de una misma comunidad poseen la necesidad real de saber lo que el otro conoce. La forma de obtener satisfacción a estas necesidades, consiste en permitir que las personas de una misma comunidad puedan conectarse unas a otras. De esta manera, se logrará un mejor comunicación, más rápida y económica.

Las actividades en un proceso de comunicación pueden ser no interactivas y sincrónicas (ver una transimisión de video o escuchar a un orador), no interactivas y asincrónicas (leer un libro o documento, o escuchar un CD), interactivas y sincrónicas (talleres de discusión, conferencias Web), o interactivas y asincrónicas (participar de una comunidad virtual). Sin duda, esta última opción ofrece una mayor profundidad a la interacción humana, tanto en el ámbito social como laboral.

Las herramientas que provee una comunidad virtual son una clara muestra de lo expresado. Entre ellas podemos destacar:
- Lista de distribución de los miembros de la comunidad.
- Salas de chat especializadas para eventos en vivo.
- Línea privada del usuario con el administrador.
- Compartir una biblioteca de archivos e imágenes.
- Calendario y sistema de avisos periódicos.
- Sistema de noticias y eventos.
- Editor de sitios web.
- Foros de discusión.
- Encuestas y votaciones.
- Tablero de anuncios.
- Buscador Interno.
- Sistema de contactos.
- Sistema de newsletter.
- Estadísticas de uso.

Con la implementación de soluciones tecnológicas que potencien la interrelación entre sus empleados, las compañías se ven notablemente favorecidas en sus procesos productivos. Existen tres áreas principales de aplicación de las comunidades virtuales en las empresas: las comunidades de proveedores, de empleados y de clientes. Por ejemplo, si nos concentramos en las posibles aplicaciones de una comunidad virtual de empleados, podemos destacar las siguientes:
- Talleres de pre-trabajo (lecturas, casos de estudio, etc).
- Eventos sincrónicos (chats, diálogos con otros miembros, expertos, disertantes, etc).
- Talleres de seguimiento (distribución de material post evento, etc)
- Networking y comunicación entre participantes.
- Resolución de problemas en equipo.
- Compartir las mejores prácticas.
- Identificación, clarificación e implementación de la visión del negocio.
- Intercambio formal e informal.

Ahora bien, ¿qué hacen exactamente los participantes de las comunidades virtuales? Entre otras cuestiones: acceden a recursos (contenidos, expertos, pares); conversan con otros miembros; piden y dan opiniones; aplican conceptos, ganan nuevas visiones y comparten las mejores prácticas; construyen y mantienen relaciones; generan tormentas de ideas; e intercambian documentos. Lo sorprende es que pueden realizar todas estas actividades cuándo y donde quieren.

Como en cualquier otro aspecto de la vida, hay claves a tener en cuenta para lograr el éxito de una comunidad virtual:
- Un propósito laboral muy claro.
Ø Encontrar la membresía correcta (una buena razón para conectarse)
- Integrarla al proceso y la operación desde el principio.
- Search parámetros para medir el retorno.
- Facilitación intensiva y profesional.
- La posibilidad de trabajar asincrónicamente.
- Permitir interacciones "no laborables"
- Solución tecnológicamente posible.

Si se aplican estas claves se podrá disfrutar de los beneficios que arrojan las comunidades virtuales:
- La comunicación es un proceso continuo (24 horas por día, 7 días a la semana).
- Relacionar directamente la comunicación con las actividades y los objetivos del negocio.
- Orientando al Negocios y a lo Social (networking)
- Si son hechas correctamente, funcionan.
- Potencian la experiencia mejorando el rendimiento.
- Grandes ahorros en distribución de material y capacitación.
- Sinergia entre pares a grandes distancias con problemas similares.

Más allá de estas importantes ventajas derivadas de la implementación de soluciones tecnológicas en el ámbito laboral y económico, un factor concluyente al momento de decidirse por el desarrollo de comunidades virtuales es el monetario. En efecto, los costos de realización de un seminario presencial para un gran número de los miembros de una empresa son muy superiores a los valores de desarrollo de una comunidad virtual. Mientras que un seminario destinado a 150 personas insume, por ejemplo, 320 mil dólares sólo en viajes, la comunidad virtual no necesita de ningún presupuesto para viajes y requiere no más de 100 mil dólares en gastos de software y facilitación. Por otra parte, los seminarios corporativos obligan al personal de una compañía a estar una semana fuera de su puesto de trabajo (situación que demanda el mayor costo de productividad), algo que no ocurre en el caso de las comunidades virtuales, ya que nadie debe abandonar el lugar de trabajo. Finalmente, un seminario ofrece la posibilidad de aprender, compartir conocimiento, innovar y ponerse en contacto, sólo 5 días por año; al tiempo que las comunidades virtuales permiten que el aprendizaje, el intercambio de conocimiento, la innovación y la interrelación sean permanentes durante los 365 días del año.